Neues DMS-Special - Dokumente sicher und effektiv organisieren

April 2024

prmaximus: In aktuellen Fachartikeln des neuen b2b core DMS-Special finden Sie neue Informationen zum Thema sicherer Ablage von Dokumenten in der Cloud sowie ein Beispiel für eine (manuelle) effektive Ablagenorganisation.

Digitale Personalakte in der Cloud - Eine sinnvolle und sichere Alternative zum Inhouse-Betrieb?

Cloud-Applikationen bieten viele Vorteile: beispielsweise schnelle Implementierung und geringe Betriebs- und Investitionskosten. Sind diese Lösungen aber auch sicher?

In Zeiten von Prism, Tempora & Co. stellt sich für Unternehmen die Frage, ob die Cloud wirklich der richtige Ort ist, um sensible Daten wie Personaldokumente aufzubewahren. Dieter Kempf, Präsident des IT-Verbands Bitkom, befürchtet, dass durch die Überwachungsskandale der National Security Agency das Vertrauen der Nutzer in das Cloud Computing dauerhaft beschädigt wurde. Sind diese Befürchtungen angebracht? Um diese Frage zu beantworten, lohnt ein Blick auf verschiedene Cloud-Lösungen und worauf geachtet werden sollte. (...)

Ordnung in der manuellen Dokumenten-Ablage - ein Beispiel

Beispiel für die Reorganisation der gesamten Schriftgutorganisation bei einem Betrieb mit zeitlicher und struktureller optimierung der Ablage

Die Schriftgutorganisation bei einem typischen mittelständischen Sanitätsfachbetrieb war vor der Reorganisation nicht eindeutig geregelt. Hauptsächlich waren Hängemappen im Einsatz, mit denen die Dokumente nicht zufriedenstellend und übersichtlich organisiert werden konnten. Daher schwenkte man auf Ordner um, in die man kleine Einheiten und Papiermengen separat abheftete. Dies brachte zwar mehr Übersichtlichkeit, allerdings verschwendete man durch die Ordner sehr viel Platz: In den Regalen reihten sich zahlreiche Ordner mit breitem und starrem Rücken aneinander, die allerdings nur minimal gefüllt waren. Doch die Platzverschwendung war nicht das einzige Manko: Das Einheften in die Ordner kostete viel Zeit. Untersuchungen der deutschen MTM-Vereinigung (für Methodenzeitmessungen) haben ergeben, dass die Zeit, die man für das Lochen und Abheften von Papier aufwendet, doppelt so hoch ist wie bei der Lose-Blatt-Ablage. Büromitarbeiter sind durchschnittlich etwa zwei Stunden pro Tag mit dem Handling von Papieren beschäftigt. Mit dem Lose-Blatt-Verfahren könnte somit pro Mitarbeiter etwa eine Stunde Zeitaufwand eingespart werden. Zeit, die ein Handwerksbetrieb besser für den Kundenkontakt, die Serviceverbesserung oder die Akquise nutzen kann. Für den Betrieb war somit klar: Eine Umorganisation musste her! Die Verwaltung der Dokumente sollte leichter und übersichtlicher werden, jeder Mitarbeiter muss sich im Vertretungsfalle in den Dokumenten des Kollegen zurecht finden und auch der Raumbedarf für die Ablage und die Archivierung der Unterlagen sollte verringert werden. (...)

Ermöglicht wurde die aktuelle Ausgabe des DMS-Specials neben den Fachbeiträgen der Autoren durch die freundliche Unterstützung der DMS-Experten von Eyebase Mediasuite.

Alle Fachartikel können Sie kostenlos und vollständig in der aktuellen DMS-Special Ausgabe unter www.dms-special.info lesen. Die DMS-Special Ausgaben erscheinen ca. alle 6-8 Monate und bieten DMS-interessierten Lesern neben Fachartikeln zum jeweiligen Schwerpunktthema auch eine Liste mit aktuellen DMS-Case-Studies, DMS-Software sowie DMS-Anbietern. Laufend aktualisiert finden Sie diese auch auf dem spezialisierten B2B-Case-Study-Portal www.b2b-core.com.

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Otto-Hahn-Str. 56

40591 Düsseldorf
Deutschland

E-Mail: prmaximus@2b-core.com
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Digitale Personalakte in der Cloud - Eine sinnvolle und sichere Alternative zum Inhouse-Betrieb?

Cloud-Applikationen bieten viele Vorteile: beispielsweise schnelle Implementierung und geringe Betriebs- und Investitionskosten. Sind diese Lösungen aber auch sicher?

In Zeiten von Prism, Tempora & Co. stellt sich für Unternehmen die Frage, ob die Cloud wirklich der richtige Ort ist, um sensible Daten wie Personaldokumente aufzubewahren. Dieter Kempf, Präsident des IT-Verbands Bitkom, befürchtet, dass durch die Überwachungsskandale der National Security Agency das Vertrauen der Nutzer in das Cloud Computing dauerhaft beschädigt wurde. Sind diese Befürchtungen angebracht? Um diese Frage zu beantworten, lohnt ein Blick auf verschiedene Cloud-Lösungen und worauf geachtet werden sollte. (...)

Ordnung in der manuellen Dokumenten-Ablage - ein Beispiel

Beispiel für die Reorganisation der gesamten Schriftgutorganisation bei einem Betrieb mit zeitlicher und struktureller optimierung der Ablage

Die Schriftgutorganisation bei einem typischen mittelständischen Sanitätsfachbetrieb war vor der Reorganisation nicht eindeutig geregelt. Hauptsächlich waren Hängemappen im Einsatz, mit denen die Dokumente nicht zufriedenstellend und übersichtlich organisiert werden konnten. Daher schwenkte man auf Ordner um, in die man kleine Einheiten und Papiermengen separat abheftete. Dies brachte zwar mehr Übersichtlichkeit, allerdings verschwendete man durch die Ordner sehr viel Platz: In den Regalen reihten sich zahlreiche Ordner mit breitem und starrem Rücken aneinander, die allerdings nur minimal gefüllt waren. Doch die Platzverschwendung war nicht das einzige Manko: Das Einheften in die Ordner kostete viel Zeit. Untersuchungen der deutschen MTM-Vereinigung (für Methodenzeitmessungen) haben ergeben, dass die Zeit, die man für das Lochen und Abheften von Papier aufwendet, doppelt so hoch ist wie bei der Lose-Blatt-Ablage. Büromitarbeiter sind durchschnittlich etwa zwei Stunden pro Tag mit dem Handling von Papieren beschäftigt. Mit dem Lose-Blatt-Verfahren könnte somit pro Mitarbeiter etwa eine Stunde Zeitaufwand eingespart werden. Zeit, die ein Handwerksbetrieb besser für den Kundenkontakt, die Serviceverbesserung oder die Akquise nutzen kann. Für den Betrieb war somit klar: Eine Umorganisation musste her! Die Verwaltung der Dokumente sollte leichter und übersichtlicher werden, jeder Mitarbeiter muss sich im Vertretungsfalle in den Dokumenten des Kollegen zurecht finden und auch der Raumbedarf für die Ablage und die Archivierung der Unterlagen sollte verringert werden. (...)

Ermöglicht wurde die aktuelle Ausgabe des DMS-Specials neben den Fachbeiträgen der Autoren durch die freundliche Unterstützung der DMS-Experten von Eyebase Mediasuite.

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